各部直单位，各省、自治区、直辖市水利（水务）厅（局），各计划单列市、新疆水利（水务）局生产建设兵团水利局：

《水利工程建设项目档案管理规定》已经水利部部务会议审议通过，现印发给你们。 请结合实际认真贯彻执行。

水利部

2021 年 6 月 25 日

水利工程建设项目档案管理规定

第一章 一般规定

第一条 为进一步加强水利工程建设项目档案（以下简称项目档案）的规范管理，根据《中华人民共和国档案法》、《政府投资条例》、《建设项目《档案管理规范》等法律、法规和标准，结合项目档案管理工作实际，制定本规定。

第二条 工程档案是指水利工程建设项目前期、实施、竣工验收阶段形成的文字、图表、音视频、实物等形式的水利工程建设工程文件。具有保存价值并已整理归档（以下简称项目文件）。

第三条 工程档案工作是水利工程建设项目施工管理的重要组成部分。 应融入整个施工管理过程，纳入施工计划、质量保证体系、项目管理程序、合同管理和岗位责任制，与施工管理同时实施。 ，所需费用应计入项目投资。

第四条 工程档案应当完整、准确、系统、规范、安全，满足水利工程建设项目建设、管理、监督、运行、维护等过程中证据、责任和信息的需要。

第五条 涉及国家秘密的工程档案管理，必须严格执行国家和水利工作有关保密的法律、法规和规定。

第六条 各级水行政主管部门、流域管理机构按照管理权限和职责范围，会同档案部门对工程档案进行监督、检查和指导。

第七条 本规定适用于大中型水利工程建设项目（含一级、二级、三级堤防工程，包括新建、扩建、改建、除险、加固等）的档案管理活动。 其他水利工程建设项目可参照实施。

第二章 组织机构、职责和任务

第八条 项目法人对项目档案工作全面负责，实行统一管理、统一制度、统一标准； 在业务活动中，接受档案行政部门和上级行政部门的监督、检查和指导。 主要履行以下职责和任务：

（一）明确档案工作的领导领导，建立或者明确与工程建设管理相适应的档案管理机构； 建立以档案管理机构牵头，项目建设管理相关部门和参与单位参与、权责明确的工程档案管理网络。

（2）制定项目文件管理和档案管理的相关制度，包括档案管理办法、档案分类纲要和方案、项目文件归档范围和档案保管期限安排、档案组织细则等。

（三）明确招标文件中的项目文件管理要求。 与参与单位签订合同或协议时，应设立专门章节或条款，明确项目文件管理职责，包括文件形成的质量要求、备案范围、备案时间、备案套数、组织标准、媒介、格式、费用等。以及违约责任。 等内容。 监理合同条款还应当明确监理单位对其监理工程文件、档案的检查、审核责任。

（4）建立项目文件管理和归档考核机制，对项目文件的形成、收集、整理和归档进行考核。 考核参与单位合同履约情况时，应当评价项目文件管理条款的履行情况； 合同付款完成并结算并批准付款后，应审查项目文件的归档情况，以及项目文件是否按要求进行管理和归档。 合同付款的先决条件。 项目档案信息化要纳入项目管理信息化建设，统筹规划、同步实施。

（五）对档案部门和上级部门在项目档案监督检查中发现的问题及时整改落实，及时采取补救措施，消除检查中发现的档案安全隐患。

第九条 项目法人和参与单位应当配备适应工作需要的档案管理人员。 工程施工期间不得随意更换。 确需变更的，必须办理其负责的项目文件的移交手续。

档案管理人员应当具备专业档案知识和技能，掌握一定的工程管理和水利工程技术专业知识，并接受过工程档案管理方面的培训。

第十条 项目法人和参与单位应当保证档案工作经费，满足项目文件收集归档、档案仓库管理、档案信息化建设、档案数字化和服务外包的需要。

第十一条 项目法人档案管理机构主要履行以下职责：

（一）组织协调工程建设管理相关部门和参与单位落实工程档案管理相关制度。

（二）负责制定项目档案工作计划，对参与单位进行项目文件管理和档案公开。

（三）负责监督和指导项目建设管理有关部门和参与单位的项目文件的形成、收集、整理和归档。

（4）组织工程建设管理相关人员和档案管理人员开展档案业务培训。

（五）参加重要工程建设会议、重大活动、重要设备开箱验收、专项和阶段性检查验收。

（六）负责审核项目文件归档的完整性、规范性、系统性。

（七）负责工程档案的接收、保管、统计、整理、利用和移交。

第十二条 项目法人工程建设管理相关部门主要履行下列职责：

（一）负责提出水利工程建设项目技术文件标准化要求。

（二）负责审核勘察、设计、监理、施工、总承包、检测、供货等单位归档文件的完整性、准确性、有效性和规范性。

（3）负责本部门产生的项目文件的发送、接收、登记、积累、收集、整理、归档。

第十三条 参与单位主要履行以下职责和任务：

（一）建立符合项目法人要求的规范的项目文件管理和档案管理制度，并报项目法人确认后方可实施。

（二）负责单位承担的项目文件的收集、整理和归档，接受项目法人的监督和指导。

（三）监理单位负责对其监理项目备案文件的完整性、准确性、系统性、有效性和规范性进行审核，形成监理审核报告。

第十四条 总承包建设工程，总承包单位负责组织协调总承包范围内工程文件的收集、整理和归档，履行工程档案管理职责和任务。 各分包单位负责收集、整理本单位的分包文件，报总承包商审查，总承包商应当签署审查意见。

第三章 项目文件管理

第十五条 项目文件内容必须真实、准确，与项目实际相符； 格式规范、内容准确、文字清晰、版面整齐、编号规范、签章齐全、符合耐久要求。

第十六条 水利工程建设项目的重要活动和事件、原始地形、工程形象进展、隐蔽工程、关键节点过程、重要部位、地质、施工和设备缺陷处理、工程质量或安全事故、重要核心样本、项目为了验收等，必须形成照片和音视频文件。

第十七条 竣工图是工程档案的重要组成部分。 一般由建设单位编制，必须符合《水利工程建设项目竣工图编制要求》（附件1）。

第十八条 项目法人负责组织或者委托有资质的单位编制项目总体规划和管道综合竣工图。

第十九条 项目文件处理后应当及时收集，实行预文件制度。 对建设过程中产生的各种形式、载体、具有研究利用价值的工程文件，应当完整收集，并根据归档范围确定是否归档。

第二十条 项目文件的组织应当遵循项目文件的形成规则和配套特征，按照形成阶段、专业、内容等特点进行分类。

工程文件的组织和安排可参照《建设工程文件管理规范》（DA/T 28）； 档案编目、档案装订、档案盒、表格规格和材料应符合《科技档案编排通用要求》（GB/T 11822）； 数码照片文件的组织可参照《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50）； 音视频文件的组织可参照《音视频档案管理规范》（DA/T 78）。

第四章 工程文件归档

第二十一条 项目法人应当按照《水利工程建设项目文件归档范围及档案保管期限表》（附件2）并结合本项目实际情况，制定本项目的备案范围和档案保存期限。水利工程建设工程。

第二十二条 归档的项目文件应当是原件。 因故使用复印件备案时，复印件应当加盖提供复印件单位的公章或者档案证明印章，保证与原件一致，原件缺失的原因应当说明在准备表格中注明。

第二十三条 项目法人和参与单位应当按照职责分工组织归档文件的质量审查。 各单位对检查发现的问题要及时整改，检查合格后方可备案。 每个审核环节应形成记录和整改的闭环。

（1）施工文件和设备采购制造文件汇总、整理、自审后，依次由监理单位、项目法人工程建设管理部门、项目法人档案管理机构审核。

（二）信息系统档案整理、整理、自查后，由监理单位、项目法人信息管理部门、项目法人档案管理机构依次审核。

（三）监理文件、总承包文件（实行总承包建设模式的项目）、科研项目文件、第三方检测文件整理、整理、自查后，由项目建设管理部门管理及项目法人档案依次归档。 机构进行审查。

（四）项目法人各部门的文件由部门负责人、项目法人档案管理机构轮流审核。

第二十四条 项目文件经规范、审核后应当及时归档。

（一）相关工作结束时，应将初步文件归档；

（二）管理文件应当按年度归档，同一事项产生的多年性文件应当在完成当年归档；

（三）施工文件（包括竣工图）应当在工程合同验收后归档。 建设周期较长的项目，可以分期备案，也可以按单位项目、分支项目备案；

（四）设备制造、采购文件相关工作完成后归档；

（五）信息系统开发文件在系统验收后归档；

（六）监理文件应当在监理工程合同受理后归档；

（7）第三方检测文件在检测工作完成后集中归档；

（八）科研项目文件竣工验收后归档；

（九）生产准备和试运行文件应当在试运行结束时归档；

（十）总承包工程文件应当在工程合同验收后归档；

（十一）所有专项验收和竣工验收文件均应在验收合格后归档。

第二十五条 项目法人可以根据实际需要确定项目文件归档份数，并应当符合下列要求：

（一）项目法人应当保存完整的项目档案，并根据运营管理单位的需要提供必要的项目档案；

（二）当一个项目涉及多个经营管理单位时，每个经营管理单位仅保存与其管理部分相关的项目文件；

（三）有关项目文件需要由多个单位保存时，原件由项目产权单位保存，副本由其他单位保存；

（四）国家确定的重要江河、湖泊建设的流域治理工程、跨流域的大型水利工程、流域内跨省级行政区的大型水利工程，涉及跨流域的大型水利工程。省界内，项目法人负责向流域档案管理机构移交全套工程前期文件、竣工图纸、竣工验收等相关档案。

第五章 项目档案管理

第二十六条 项目法人和参与单位应当建设与档案工作任务相适应、符合规范要求的档案库房，并配备必要的档案设备、设施和设备。 应建立档案仓库管理制度，采取相应的防火、防盗、防水、防潮、防有害生物措施，确保档案的物理安全和信息安全。

第二十七条 项目法人档案管理机构应当建立项目档案管理档案，对项目建设过程中产生的能够说明档案管理情况的相关资料形成专门档案，包括项目概况、管理方法、分类方案、安排等。详细内容、归档范围及保管期限安排、标段划分、参与单位归档情况、文件收集整理情况、交接库存等。

第二十八条 项目法人档案管理机构应当根据保存期限表对项目档案进行价值评估，确定保存期限。 同一卷内有不同保存期限的文件的，该卷的保存期限应较长。

项目档案保存期限分为永久、30年和10年。

第二十九条 项目法人应当建立档案利用制度，规定档案利用的范围、对象、审批程序等。 保密档案的借用、利用应当严格按照保密管理规定进行。

第三十条 项目法人档案管理机构应当统计项目档案的接收、保管、利用情况，并建立台账。 按时向上级主管部门报送《水利工程建设项目档案管理情况表》（附件3）。

第六章 项目电子文件和电子档案管理

第三十一条 项目法人应当根据项目文件归档范围和项目建设实际情况确定项目电子文件归档范围。 项目电子文件形成部门负责电子文件归档工作，项目法人档案管理机构负责项目电子文件归档工作的指导和协调以及电子文件的接收、保管和利用。

第三十二条 项目电子文件处理完毕后，应当按照备案要求及时收集、补全； 项目电子档案应按照档案分类方案组织成多级档案信息包。 文件信息包应包括项目电子文件和流程信息、版本信息、背景信息等元数据。

第三十三条 项目电子文件整理完毕后，形成部门负责对文件信息包进行识别和检测，包括内容是否完整完整、格式是否符合要求、与内容是否一致等。纸质或其他载体文件； 项目法人档案管理机构收到归档的电子文件时，应当进行真实性、可靠性、完整性、可用性检查。 验收合格后，应当办理交接手续。

第三十四条 项目法人应当按照《电子文件归档和电子档案管理规范》（GB/T 18894）等国家相关规定和标准开展电子文件归档和电子档案管理工作，健全管理制度、配备软硬件设施，建立电子档案管理系统。 电子档案管理系统应功能齐全、具有适当的前瞻性，满足电子档案管理的要求。

第三十五条 项目法人应当开展纸质档案数字化工作。 档案扫描、图像处理与存储、目录构建、数据链接等工作应符合《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31）的相关要求，并根据规定确定数字化范围。根据工程建设实际情况，参照《建设工程档案管理规范》（DA/T 28）的相关规定。 委托第三方进行数字化处理时，委托单位应当与数字化处理单位签订保密协议，确保文件信息的安全。

第七章 文件受理与移送

第三十六条 工程档案验收是水利工程建设项目竣工验收的重要组成部分。 大中型水利工程建设项目竣工验收前必须进行专项文件验收。 其他水利工程建设项目的备案验收应当与竣工验收同时进行。

第三十七条 工程档案专项验收一般由水行政主管部门主办，会同档案部门实施。 当地政府对项目文件专项受理有相关规定的，从其规定。

文件专项验收前，验收主办单位或者其委托的单位应当根据实际情况开展验收前检查评价工作，落实是否符合验收条件，对发现的问题提出整改要求检查期间。 问题整改完毕后，方可组织验收。

第三十八条 项目档案专项验收前，项目法人应当组织参与单位对项目文件的收集、整理、归档、档案保管和利用等情况进行自查，并形成档案自查报告。 自检达到验收标准后，应当向验收主办单位提出专项档案验收申请。

自查报告应当包括：工程概况、档案管理情况、工程文件的收集、整理、归档和档案保管利用情况、竣工图的编制和整理、档案自查工作的组织情况、对自查情况的意见等。 -检查或以往阶段验收中发现问题的整改，对档案完整性、准确性、系统性、规范性、安全性等进行自我评价。

第三十九条 工程档案专项验收前，监理单位应当组织对受监理工程档案的整理情况进行审核，形成专项审核报告。

专项审计报告应当包括：工程概况、监理单位履行审计职责的组织情况、审计工程档案（含监理和施工）的范围和数量以及竣工图编制质量、审计中发现的主要问题及整改情况、档案组织质量综合评价以及审核结果等。

第四十条 工程档案专项验收按照水利部《水利工程建设项目档案验收管理办法》执行。 档案内容和质量不符合要求的水利工程建设项目，不得通过档案验收； 未通过档案验收或者未通过档案验收的水利工程施工资料表格，不得继续施工或者竣工验收。

第四十一条 参建单位应当在项目合同验收后3个月内将档案移交给项目法人，并配合项目法人完成项目档案专项验收； 工程法人应当在工程竣工后六个月内完成水利工程建设工程验收。 办理文件内部传输至运营管理单位及其他相关单位。

移交工程档案时，应当填写《水利建设工程档案移交表》（附件4），并编制文件移交清单，包括移交的内容、数量、图纸数量等。双方核对无误后，办理交接手续。

第四十二条 暂停、延期的水利建设项目，工程档案由项目法人保存。 项目法人被撤销的，应当将档案移送项目管理部门或有关档案机构。

第八章附则

第四十三条 水利工程建设项目涉及征地补偿和移民安置工作形成的档案，按照《水利水电工程移民档案管理办法》（审发[2012]4号）执行。

第四十四条 本条例由水利部办公厅负责解释。

第四十五条 本规定自发布之日起施行水利工程施工资料表格，原《水利工程建设项目档案管理规定》（水办[2005]480号）同时废止。

附件1：水利工程建设工程竣工图编制要求.docx

附件2：水利工程建设项目文件归档范围及文件保存期限表.docx

附件3：水利工程建设项目档案管理登记表.docx

附件4：水利工程建设项目文件交接表.docx

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